7 Passos para implantar um programa de Prevenção de Perdas

No varejo em modo geral, as “PERDAS” são o grande vilão, representam em média 2% sobre o faturamento líquido, mas é claro, este percentual pode variar de acordo com o seguimento dentro do varejo e principalmente como esta empresa trata a Prevenção de Perdas em seu negócio, porém, em todos estes, é sem dúvidas o maior agente negativo contra o crescimento e interfere diretamente no maior objetivo de uma empresa o “LUCRO”, em muitas vezes este vilão é “oculto”, ou seja, as empresas desconhecem suas causas. Isso ocorre devido a maturidade de cada empresa em relação ao tratamento e importância que se emprega a Prevenção de Perdas, de como são tratadas as variáveis que compõem as perdas (quebras operacionais, perdas não identificadas, fraudes, falta de gestão de estoque, etc), para as empresas que ainda não tratam a Prevenção de Perdas como uma área estratégica a fim de potencializar seus lucros, estas sofrem impacto diretamente em seu desenvolvimento e crescimento, independente do ideal da empresa em si, como plano de expansão, entre outros, muito pelo contrário, além da falta de lucro, cresce o desinteresse dos clientes e colaboradores, há também a exposição negativa da marca, prejuízos em relação a investidores, ou seja, quem irá apostar em uma marca ruim? Com isso, podemos dizer que a implantação de um bom plano estratégico de Prevenção de Perdas é fundamental para a garantia destes objetivos, de forma a potencializar os lucros, além de outros objetivos, tais como, interesse dos clientes e satisfação em comprar nesta empresa, comprometimento dos colaboradores e vontade de seguir carreira, interesse de investidores, mas é claro, a área de Prevenção de Perdas é uma área estratégica e deve somar as demais gerencias e controles da empresa, atuando em sinergia com os demais departamentos da empresa, no caso o comercial, RH, administrativo, enfim, um “braço” importante dentro da organização em busca de otimizar as demandas e potencializar o objetivo final, o “LUCRO”. A implantação de um programa de Prevenção de Perdas vai além do bom senso e vontade da diretoria, gestores e colaboradores, para algumas etapas haverá a necessidade de investimento financeiro, sim, é isto mesmo, investimento, não é possível implantar uma gestão de Prevenção de Perdas sem mexer no “bolso”, mas calma, isso não significa algo inviável ou números elevados de investimentos, basta existir uma estratégia bem definida para o devido investimento, e além do financeiro, o investimento em capacitação e gestão de pessoas será de extrema importância para complementar as ações e buscar resultados positivos, vale ressaltar que a Prevenção de Perdas não significa garantir melhores preços, sortimentos, facilidades nas negociações com fornecedores entre outros, a questão é bem simples, a Prevenção de Perdas bem implantada e atuante, garante sim um clima de organização que facilita a gerencia e controle das demais áreas e gerencias, clima de segurança para os clientes e ambiente saudável para os colaboradores e com isso o fortalecimento da imagem e marca da empresa, e por fim “LUCRO”. Neste artigo, apresento um passo a passo com ações, ideias e estratégias para a implantação da Prevenção de perdas e demandas inerentes a ela, então, vamos conhecer um a um.

1- Priorização do tema e adesão da alta cúpula;

Não foi fornecido texto alternativo para esta imagem Assim como todas as áreas que compõe uma organização, a Prevenção de Perdas deve ser priorizada e ter adesão pela diretoria e demais gestores, é necessário que estes tenham conhecimento do plano de implantação e principalmente a importância do mesmo na potencialização do lucros, deve se debater as melhores estratégias, ferramentas, incentivos, e entre estas ações o que pode facilitar a priorização do tema é a criação de um “Comitê de Prevenção de Perdas” para discutir o tema, este comitê deve ser composto pelos respectivos representantes das diretorias, jurídico, gerencias regionais e distritais, esse comitê fortalecerá a divulgação e implantação das ações preventivas, deixando claro que a empresa como um todo necessita e irá implantar um programa sério e eficaz no combate as perdas, desta forma a aceitação e mudança de cultura será menos resistente pelos demais colaboradores.

2- Sinergia entre os departamentos

Não foi fornecido texto alternativo para esta imagem Será de extrema importância a sinergia entre as áreas e departamentos da organização, as mesmas devem se falar, sem atrito e com o intuito de trabalho em equipe, é claro, cada departamento possui suas metas e cobranças particulares para atingimento das mesmas, em alguns momentos haverá o conflito de interesses, por isso se faz necessário esta sinergia para haver uma solução que não atrapalhe as metas e objetivos de cada área. Sugiro uma reunião, uma espécie de comitê de prevenção de perdas no “piso da loja”, a exemplo do comitê existente com a alta cúpula da empresa, para debater e alinhar ações a fim de facilitar as demandas e cumprimento de metas de cada área.

 3- Mapeamento de Processos, identificação de riscos e pontos de controle

É fundamental que o profissional responsável pela área de Prevenção de Perdas tenha um conhecimento pleno do negócio, processos da organização, identificação dos riscos, produtos, fornecedores, colaboradores, clientes e, principalmente, tenha acesso ao planejamento para que todo o programa possa estar alinhado com a estratégia da empresa, valores, missão e riscos. Este profissional deve possui perfil analítico, ceticismo profissional e resiliência para incentivar, orientar e direcionar os demais colaboradores no dia a dia.

4- Estudo e implantação de dispositivos de prevenção de perdas;  

Diretoria alinhada com o projeto de implantação de Prevenção de Perdas, departamentos atuando em sinergia, mapeamento dos processos, riscos e pontos de controle já realizados, agora é a hora de definir as ferramentas adequadas para combater as perdas e furtos de cada produto e necessidades, ainda neste tema é importante analisar os itens/produtos mais visados por “oportunistas” como aqueles de fácil revenda no mercado paralelo, os PAR (produtos de alto risco), sazonalidade (itens de páscoa, dia das crianças, etc) no segmento do varejo, e com isso realizar a melhor adequação dos dispositivos de proteção a serem utilizados, por que é neste quesito que grande parte dos recursos financeiros serão empregados e é por isso que devem ser bem analisados de acordo com a demanda, para que não haja erros em adquirir equipamentos que não atenderão as necessidades da unidade. Um recurso que pode ser utilizado neste caso é levantar quais empresas especializadas nestes equipamentos, para demonstração e também auxílio nas melhores escolhas através de consultoria e assim definir o EAS (sistema de etiquetas e alarmes antifurto), antenas antifurtos, câmeras, software de arquivamento de imagens, entre outros. Após a definição os associados devem ter conhecimento sobre estes dispositivos, com treinamentos básicos de como utilizá-los a favor da Prevenção e resultados positivos.

5- Comunicação, definição de metas e campanhas de incentivo

Para que o projeto alcance os objetivos, é importante que todo o time esteja alinhado e comprometido com a causa, isso significa que a comunicação é primordial e deve ser priorizada, pois só saberemos combater o problema se tivermos ciência de que existe e quais são. A comunicação é um papel importante na estratégia de PP assim como nas áreas comerciais, ela deve ser constante, atualizando seu colaboradores, seja em reuniões com o comitê de PP, avisos em murais nas áreas internas, reuniões de abertura, treinamentos, e-mails, entre outros, e além dos números e quais os “inimigos devemos combater” é importante também, deixar claro quais as metas a serem atingidas, como atingir, e com isso estipular incentivos em campanhas determinando um período para avaliação. Sugestão: todas as lojas realizam um balanço (inventário oficial) anual, semestral ou até trimestral, bom, pode-se estipular um prêmio para cada unidade que atingir a meta estipulada de PERDAS já definida pela empresa, e esta premiação pode ser feitas com vales presentes que possam ser utilizadas pelos ganhadores na própria loja.      Além desse incentivo em valores, premiar os colaboradores das unidades que atingiram as metas com promoções de cargos também funciona.

6- Indicadores: Monitoramento dos resultados 

É necessário monitorar os números e resultados, havendo assim o acompanhamento das metas estabelecidas, facilitando a tomada de decisão e identificação de anomalias. Podemos utilizar indicadores que nos auxiliam ao monitorar com eficiência os índices de perdas, coletando números de um determinado período, criando assim um histórico com a evolução destes e realizar uma avaliação criteriosa das ações realizadas para tal controle, e as necessidades de alterar as estratégias em caso de desvios (perdas elevadas). Desta forma será possível identificar as variáveis de perdas e buscar a “causa raiz”, empregando de maneira eficaz a energia necessária para reverter os resultados através deste monitoramento.

7- Recrutamento e Treinamento da equipe

Precisamos definir bem a estratégia neste “passo” e por isso mais uma vez reitero a sinergia com os demais departamentos, neste caso o RH, sabemos que o pessoal do RH pode e deve contribuir muito neste quesito, mas, elaborar uma estratégia de contratação é tão importante quantos os outros pontos, costumo dizer que na contratação é que devemos utilizar o máximo do nosso tempo, ser demorada, avaliada com critério, aplicado dinâmicas, enfim, definir qual o perfil de colaborador não é uma tarefa simples, pois, se este processo for realizado sem a devida preocupação e importância, teremos problemas em breve, ou seja, “turnover” elevado e por consequência qualidade nas demandas, outro ponto importantíssimo é a capacitação deste profissional com experiência ou não, isso quem decide é a própria empresa. Os profissionais envolvidos na PP devem ter a preocupação em elaborar materiais de treinamentos e capacitação destes que irão compro o time de PP e para os demais colaboradores, estes devem saber logo aos fazer parte da empresa (assinatura de contrato de trabalho) a história da empresa, o que ela espera do colaborador, o que o colaborador pode esperar da empresa e por fim o plano estratégico de Prevenção de Perdas ao qual ela irá participar diretamente, ressalto que dentre todos os pilares que compõe a Prevenção de Perdas, o pilar PESSOAS é o mais importante.

Estes passos são fundamentais para a decisão eficiente na implantação de Prevenção de Perdas, eles auxiliam o varejista a escolher as melhores soluções para o seu segmento de varejo, tomadas de decisões e estratégias mais adequadas, e com certeza evitará PERDAS que diretamente afetariam seus resultados, objetivos e maximização dos lucros.

Autor: Rafael Rocha, 11 anos de experiência no varejo na área de Prevenção de Perdas

Sou graduado em Logística, pós graduando em Gestão de Processos e Qualidade, Auditoria e Controladoria, com carreira desenvolvida há mais de 10 anos nas áreas de Prevenção de Perdas, Auditorias de Processos Internos, Gerenciamento de Riscos e Fraudes. Tenho forte background em Liderança de equipes e Gestão de pessoas, programas de Compliance (Normas Internas/Código de Ética e Conduta) e Investigação de Processos Internos. Possuo ainda, sólida experiência na elaboração de normas, procedimentos, padronização e mapeamento de processos. Possuo perfil Hands On, domínio na utilização do ERP SAP e disponibilidade para viagens.

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